+36 42 441 120

Tudástár › Könyvelőváltás

Könyvelőváltás: hogyan és mikor érdemes könyvelőt váltani?

Kulcscsomó és egy nyitott kis doboz az asztalon

Mészáros Rinaldóné, okleveles adótanácsadó

Könyvelőt év közben és év végén is lehet váltani. A legegyszerűbb az üzleti év végén, a legtöbb vállalkozásnál decembertől februárig. Év közben a váltás hónapjának végére egyeztetett, lezárt főkönyvi kivonat készül, és onnan folytatódik a könyvelés.

Mikor érdemes könyvelőt váltani?

Az üzleti év végén a váltás a legtisztább. A régi könyvelő lezárja az évet, az új a nyitóadatokkal indul. A legtöbb vállalkozásnál az üzleti év megegyezik a naptári évvel. Ezért a váltás ideje általában december és február közé esik.

Év közben is van lehetőség a váltásra. A feladatok lényegében ugyanazok, mint év végén. A különbség, hogy év közben nincs kötelező éves zárás és beszámolókészítés. Az előző, már lezárt évnek viszont rendben kell lennie.

Mi év közben a váltás hónapjának végére egyeztetett, lezárt főkönyvi kivonatot készítünk. A könyvelés ettől a ponttól folytatódik.

Mit kell tudni a jogi háttérről?

A könyvelésért a vállalkozás felel. A könyvelő megbízás alapján dolgozik. Ezért a váltás az Ön döntése és az Ön teendője.

Ki vezetheti a könyveket? A számviteli törvény (2000. évi C. törvény, Szt.) a társaságokra vonatkozik, az egyéni vállalkozóra nem [Szt. 2. § (3)]. Társaságnál a könyvviteli feladatok irányítását, vezetését és a beszámoló elkészítését mérlegképes könyvelői (vagy okleveles könyvvizsgálói) képesítéssel és engedéllyel rendelkező szakemberre kell bízni, aki szerepel a könyvviteli szolgáltatást végzők nyilvántartásában [Szt. 151. § (1), (3)]. Ez alól mentesül az a társaság, amelynek nettó árbevétele az előző két üzleti év átlagában nem haladja meg a 20 millió forintot [Szt. 151. § (2)].

Kit kell feltüntetni? Ha a társaságra vonatkozik ez a kötelezettség, az éves beszámoló kiegészítő mellékletében fel kell tüntetni a könyvviteli feladatok irányításáért felelős személy nyilvános adatait [Szt. 88. § (9)]. Váltás után ezért az új könyvelő adatai kerülnek a mellékletbe.

Meddig kell megőrizni az iratokat? A számviteli bizonylatokat és a könyvviteli nyilvántartást legalább 8 évig, olvasható formában, visszakereshető módon kell megőrizni [Szt. 169. §]. Az adóügyi iratokat az adó megállapításához való jog elévüléséig kell megőrizni [Art. 78. § (3)]; társaságnál a számviteli 8 év a hosszabb.

Az iratok megőrzése a vállalkozás kötelessége. A régi könyvelő átadása után is Önnél van a felelősség.

Kell-e a NAV-nak jelenteni a váltást? A könyvelő személye nem bejelentendő adat. Két kapcsolódó bejelentés viszont lehet:

  1. Az új könyvelő a NAV előtti képviselethez állandó meghatalmazást jelent be, és a megbízást követő nyolc napon belül bejelenti, kiket képvisel [Art. 1. melléklet 24. pont].
  2. Ha az iratokat nem a székhelyen őrzik, hanem például a könyvelőnél, az iratőrzés helye bejelentett adat [Art. 1. melléklet 1.13. pont], ezért annak változását is be kell jelenteni. A könyvelés idejére az iratok bejelentés nélkül is átadhatók; a NAV felhívására három munkanapon belül be kell mutatni őket [Art. 78. § (1)–(2)].

Mi a helyzet a NAV-meghatalmazással?

Ha a régi könyvelő a NAV előtt képviselte Önt, az új könyvelőnek új állandó meghatalmazás kell. Ennek adatlapja az UJEGYKE, amelyet az ONYA (Online Nyomtatványkitöltő Alkalmazás) felületén lehet benyújtani. Ha a meghatalmazott jelenti be, a meghatalmazónak az ONYA-ban négy naptári napon belül jóvá kell hagynia.

A bejelentett meghatalmazás alapján a NAV a küldeményeket a meghatalmazottnak kézbesítheti. Ha nincs bejelentett meghatalmazott, a küldemény az Önhöz érkezik. A régi könyvelő meghatalmazása nem szűnik meg magától, ha az újat bejelentik: azt az ONYA-ban külön le kell zárni.

A meghatalmazás ügyintézésében segítünk.

Év közbeni és év végi váltás: mi a különbség?

Év végén a régi könyvelő feladata az üzleti év lezárása. Az új könyvelő az előző év záró mérlegével és főkönyvével nyit. Ez átlátható határvonal, ezért kevesebb a tisztázandó kérdés.

Év közben a határvonalat Önnek és a két könyvelőnek közösen kell kijelölnie. Ezért az átadás hónapját előre rögzítjük. A váltás hónapjának végére egyeztetett, lezárt főkönyvi kivonat készül, és az új könyvelő onnan viszi tovább a nyilvántartást. A váltás előtti időszak adatai a régi könyvelő munkájának eredményei. Az év végén egyetlen éves beszámoló készül, és azt az új könyvelő készíti el az egész évre, a váltás előtti hónapokkal együtt. Ezért ezeket az adatokat is áttekinti.

Az átadás nem függ attól, hogy melyik időpontot választja. Az átvételkor mindig ugyanazt vizsgáljuk: mi van könyvelve, mi van bevallva, és mi van még nyitva.

Mi történik a váltás után?

Az új könyvelő átveszi a havi feladatokat. Ilyen a bizonylatok feldolgozása, a bevallások előkészítése és a határidők figyelése. Az Ön teendője a bizonylatok időben történő eljuttatása az új könyvelőhöz.

A régi könyvelőnek nyújtott megbízást és a meghatalmazást érdemes a váltás után ellenőrizni. Nézze meg, hogy a NAV-nál már az új könyvelő szerepel-e. Az első időszak bevallásai előtt egyeztessünk a nyitott tételekről.

Hogyan zajlik a könyvelőváltás? A négy lépés

  1. Személyes megbeszélés. Irodavezetőnk és leendő könyvelője megismeri a vállalkozását. Elmondjuk, hogyan dolgozunk.
  2. A régi könyvelő felmondása. Ezt Ön teszi meg, a szerződésben foglaltak szerint. A felmondási idő a szerződéstől függ.
  3. Iratátadás. A felmondási idő végén átvesszük az iratokat. Erről átadás-átvételi jegyzőkönyv készül.
  4. Az eddigi könyvelés áttekintése. Ha valamit javítani kell, azt előre jelezzük. A javításra ajánlatot adunk.

Ha a felmondási idő hosszú, érdemes korán elkezdeni. Így a váltás nem csúszik át a következő időszakra.

Mit kell Önnek tennie?

  • Olvassa el a jelenlegi megbízási szerződést. Jegyezze fel a felmondási időt és a formai előírásokat.
  • Mondja fel a szerződést a szerződés szerinti módon, írásban.
  • Gyűjtse össze az Önnél lévő iratokat, a bankszámlakivonatokat és a NAV-levelezést.
  • Adjon új állandó meghatalmazást az új könyvelőnek.
  • Tisztázza a régi könyvelővel az utolsó elszámolt időszakot és a nyitott tételeket.

Mit kérjen el a régi könyvelőjétől?

  • Az átadás-átvételi jegyzőkönyvet, aláírva.
  • A bizonylatokat és az iratokat, rendezve, időszakok szerint.
  • A főkönyvi kivonatot és az analitikus nyilvántartásokat az utolsó lezárt időszakra.
  • Az előző év záró mérlegét és beszámolóját, ha elkészült.
  • A benyújtott bevallások másolatát és a beküldési igazolásokat.
  • A számviteli politikát és a hozzá tartozó szabályzatokat, például a leltározási, az értékelési és a pénzkezelési szabályzatot.
  • A nyitott tételek listáját: kintlévőségek, tartozások, vitatott számlák.
  • A bérszámfejtés iratait, ha a régi könyvelő azt is végezte.
  • A könyvelőprogram adatait mentés vagy kivonat formájában. Az adatbázis átadását jogszabály nem írja elő, ezért ezt érdemes kérni.

Gyakori kérdések

Lehet-e könyvelőt váltani év közben?

Igen. Mi a váltás hónapjának végére egyeztetett, lezárt főkönyvi kivonatot készítünk, és onnan folytatjuk a könyvelést. Év közben nincs kötelező éves zárás, de az előző évnek rendezettnek kell lennie.

Mennyi a felmondási idő?

Ez a szerződéstől függ. Nincs egységes szabály, amelyet minden megbízásra alkalmazhatnánk. Olvassa el a szerződésében szereplő felmondási feltételeket.

Mi van, ha a régi könyvelő nem adja át az iratokat?

Az iratok a vállalkozás iratai, és megőrzésük az Ön kötelessége. Kérje az átadást írásban, határidő megjelölésével. Ha ez nem vezet eredményre, jogi tanácsot érdemes kérni.

Hibás volt az eddigi könyvelés. Mi történik?

Az új könyvelő áttekinti az eddigi könyvelést. Ha javítani kell, előre jelezzük, és a javításra ajánlatot adunk. A javításról Ön dönt.

Ha szeretné, hogy átnézzük a helyzetét, kérjen ajánlatot.

Források

A cikk a megírásakor hatályos szabályokat írja le, általános tájékoztatás. Az Ön esetére szabott tanácsért keressen minket.

Kérjen ajánlatot

Néhány kérdés a vállalkozásáról, és pontos ajánlatot adunk. Csak az elérhetősége kötelező.

Ajánlatot kérek+36 42 441 120