+36 42 441 120

Tudástár › Egyéni vállalkozóknak

NAV Online Számla 2026: számlázóprogram, kézi számla, e-számla

Papírrepülők szállnak fel egy papírköteg tetejéről az ablak felé

Mészáros Rinaldóné, okleveles adótanácsadó

Az áfa hatálya alá tartozó számlákról a számla kiállítása után a NAV Online Számla rendszerébe adatot kell küldeni. Számlázóprogramból ez azonnal, automatikusan megy. A kézi számla adatait a kiállítástól számított négy naptári napon belül kell a NAV webes felületén rögzíteni. Ha az áthárított áfa eléri az 500 000 forintot, a határidő a kiállítást követő naptári nap.

Ez a cikk egyéni vállalkozóknak szól, de a szabályok társaságokra is ugyanígy vonatkoznak. Ahol eltér, jelezzük.

Kinek kell adatot szolgáltatnia a NAV-nak a számláiról?

A számlaadat-szolgáltatási kötelezettség az áfa adóalanyokat terheli [Áfa tv. 257/G. § (2), 10. számú melléklet]. A NAV tájékoztatója szerint minden olyan számlára vonatkozik, amelyre az Áfa tv. számlázási szabályai alkalmazandók.

A kötelezettség nemcsak az áfás vállalkozásoknak kiállított számlákra áll. 2021. január 4-től a nem áfaalany magánszemélynek, szervezetnek és a külföldi áfaalanynak kiállított számlákról is jelenteni kell. Ugyanez igaz a számlát módosító okiratokra, például a helyesbítő és a stornó számlára.

Egyéni vállalkozóra és cégre ugyanaz a szabály vonatkozik. A forma nem számít, az számít, hogy áfaalany-e.

Mit kell küldeni, és milyen gyorsan?

Az adatszolgáltatás a számla kötelező adattartalmát és az áfa adatait tartalmazza, XML-formátumban. Nem a számla képét kell elküldeni.

A határidő attól függ, hogyan készült a számla:

A számla készítésének módja Az adatszolgáltatás határideje
Számlázóprogram a kiállításkor azonnal, emberi beavatkozás nélkül
Kézi számla, áthárított áfa 500 000 Ft alatt a kiállítást követő négy naptári napon belül
Kézi számla, áthárított áfa legalább 500 000 Ft a kiállítást követő naptári napon belül

A naptári nap azt jelenti, hogy a hétvége és az ünnepnap is beleszámít.

Az adat akkor számít leadottnak, ha az Online Számla rendszer fogadta és sikeresen feldolgozta. Ezért a számlázóprogram visszajelzését is érdemes figyelni.

Mi a kézi számla, és hogyan kell bejelenteni a NAV felé?

Kézi számla az, amelyet nyomtatványból, például számlatömbből állítanak ki. Ilyen számlát ma is lehet használni. A NAV 2023-as válasza szerint a kézi számlázás megszüntetése egyelőre nincs tervben.

Csak olyan nyomtatvány használható, amelynek sorszámtartományát a NAV adta ki. A nyomtatványt szigorú számadás alá kell vonni [Számlarendelet 3–7. §]. A kiadott tartományok a NAV honlapján lekérdezhetők.

A kézi számla bejelentése lépésről lépésre:

  1. Regisztráljon az Online Számla rendszerben. Erre a kézi számlát használóknak is szükségük van.
  2. Állítsa ki a számlát a számlatömbből.
  3. Lépjen be az Online Számla webes felületére.
  4. Rögzítse a számla adatait a számlaadat-rögzítés menüpontban.
  5. Ellenőrizze, hogy a rendszer elfogadta-e az adatot. A határidőn belül ennek is meg kell történnie.

Ha sok kézi számlát állít ki, érdemes számlázóprogramra váltani. A kézzel rögzítés időigényes, és a határidő számlánként külön fut.

Számlázóprogram vagy számlatömb?

Számlázóprogramból a számla és az adatszolgáltatás egy lépésben megvan. A program a számlát a kiállításkor azonnal elküldi a NAV-nak. A számlázóprogramnak kihagyás és ismétlés nélküli sorszámozást kell biztosítania, és képesnek kell lennie az online adatszolgáltatásra [Számlarendelet 8. §]. Olyan programmal, amely ezt nem tudja, nem állítható ki számlaadat-szolgáltatás alá eső számla.

A NAV saját Online Számlázó programot is kínál, amelynek használatáért nem kell fizetni. Használata nem kötelező: választhat más programot vagy számlatömböt.

A számlatömb előnye, hogy nem kell hozzá internet a számla kiállításakor. Hátránya a kettős munka és a határidők figyelése. Ha rendszeresen számláz, a program a biztonságosabb.

Hogyan kötheti be a számlázóprogramot a NAV-hoz?

A bekötés nem a programszállító dolga egyedül. A technikai felhasználót Önnek kell létrehoznia.

  1. Regisztráljon. A NAV Felhasználókezelő alkalmazásában lépjen be elsődleges felhasználóként. Az azonosítás az ügyfélkapun vagy más elfogadott módon (például e-személyivel) történik. Egyéni vállalkozónál az elsődleges felhasználó általában maga a vállalkozó. Állandó meghatalmazott, például a könyvelő is lehet elsődleges felhasználó.
  2. Hozzon létre technikai felhasználót. A technikai felhasználó nem személy. Adatok összessége, amely a számlázóprogram és a NAV szervere közötti kapcsolathoz kell. Technikai felhasználót csak elsődleges felhasználó hozhat létre.
  3. Állítsa be a jogosultságait. A számlák kezelése és lekérdezése jogosultság kell a sikeres adatszolgáltatáshoz.
  4. Generálja a kulcsokat. Az új technikai felhasználóhoz a kulcsok nem jönnek létre maguktól. A „Kulcsgenerálás” funkcióval hozható létre az XML aláírókulcs és az XML cserekulcs.
  5. Adja meg az adatokat a programban. A technikai felhasználó nevét, jelszavát és a két kulcsot a számlázóprogram beállításai között kell megadni. A pontos helyet a program súgója mutatja.
  6. Próbálja ki. A NAV tesztfelületén gyakorolhat. Az első éles számla után nézze meg, hogy a rendszer elfogadta-e az adatot.

A kulcsokat és a jelszót úgy kezelje, mint a banki belépést. Ne küldje el e-mailben, és ne adja át olyannak, akinek nincs rá szüksége.

Mi a büntetés, ha elmarad vagy hibás az adatszolgáltatás?

A hiányzó, késedelmes, hiányos vagy hibás adatszolgáltatásért a NAV mulasztási bírságot szabhat ki; az általános felső határ természetes személynél 400 000, más adózónál 1 000 000 forint [Art. 220. § (1)]. Ezért ne halogassa a kézi számlák rögzítését.

Mit jelent az elektronikus számla, és hogyan lehet befogadni?

Elektronikus számla minden olyan, az Áfa tv.-ben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be [Áfa tv. 259. § 5. pont]. Ilyen az is, ha egy PDF-et csak e-mailben küldenek el.

Két feltétel van:

  • A befogadó beleegyezése. Az elektronikus számla kibocsátásához a számlabefogadó beleegyezése kell [Áfa tv. 175. § (3)].
  • Hitelesség, sértetlenség, olvashatóság. A kiállítástól a megőrzési időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalmának sértetlenségét és olvashatóságát [Áfa tv. 168/A. § (1)]. Ezt a kibocsátónak és a befogadónak is teljesítenie kell.

A törvény az eredet hitelességét és a sértetlenséget bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással elfogadja, amely a számla és a tényleges ügylet között megbízható kapcsolatot teremt [Áfa tv. 168/A. § (2)]. Minősített elektronikus aláírással ellátott számlánál vagy EDI-rendszerben küldött számlánál ez a törvény erejénél fogva teljesül [Áfa tv. 175. § (2)].

Hogyan kell tárolni az elektronikus számlát?

Az elektronikus számlát elektronikus formában kell megőrizni, mind a kibocsátónak, mind a befogadónak [Áfa tv. 179. § (2)]. A kinyomtatott példány nem pótolja. Adóellenőrzéskor az adatokat a Számlarendelet szerinti szerkezetben vagy PDF formátumban kell rendelkezésre bocsátani [Számlarendelet 19. §].

A megőrzés ideje az adó megállapításához való jog elévüléséig tart [Art. 78. § (3)]. Társaságnál a számviteli bizonylatokra legalább 8 év a szabály [Szt. 169. §]. Ezért az e-számlát biztonsági mentéssel is érdemes tárolni, olvasható formában.

Hogyan építsen fel számlajóváhagyási folyamatot?

A számlajóváhagyási folyamatra jogszabály nem ad kész mintát. A törvény csak azt várja el, hogy a számla hitelessége és sértetlensége biztosított legyen. Ezt az Áfa tv. szerinti üzleti ellenőrzési eljárással lehet teljesíteni.

Az üzleti ellenőrzési eljárás lényege, hogy a bejövő számlát összeveti a saját követelésével és kötelezettségével. A NAV szerint ilyenkor azt kell ellenőrizni, hogy:

  • a számlában szereplő ügylet a feltüntetett mennyiségben és minőségben teljesült-e;
  • a kibocsátónak valóban van-e fizetési igénye;
  • a megadott bankszámlaszám helyes-e.

Egy kis vállalkozásban egyszerű, írásos rend is megfelel:

  1. A beérkezett számlát egy helyre gyűjti, például egy közös postafiókba vagy mappába.
  2. A rendelést vagy a teljesítést igazoló személy jóváhagyja. Egyéni vállalkozónál ez Ön maga.
  3. A jóváhagyás után utalja a számlát. Új vagy megváltozott bankszámlaszámot előbb ellenőriz.
  4. A számlát és a jóváhagyás nyomát együtt, elektronikusan megőrzi.

A fizetési sorrend és a jóváhagyó személyének rögzítése segít, ha a számla később vitatottá válik. A bejövő számlák könyvelésére a könyvelőnek is szüksége van.

Változik-e 2027–2028-tól?

Ami elfogadott, abból egyet találtunk: 2028. július 1-jétől a nyugta kötelező adattartalmának része a termék globális kereskedelmi áruazonosító száma (GTIN), ha van [Áfa tv. 173. § (1) e), 366. §].

A kötelező e-számlázásról Magyarországon nem találtunk kihirdetett törvényt. Amit tudunk:

  • Az Európai Unió ViDA-csomagját (a „héa a digitális korban” csomagot) 2025. március 11-én fogadták el, és 2025. április 14-én lépett hatályba. A tagállamok hozzájárulhatnak a belföldi kötelező e-számlázás bevezetéséhez. Ez nemzeti döntés, nem uniós kötelezés.
  • Az uniós digitális adatszolgáltatási kötelezettség a tagállamok közötti (határon átnyúló) B2B ügyletekre 2030. július 1-jétől vonatkozik. A belföldi valós idejű adatszolgáltatást, amilyen az Online Számla, a tagállamoknak 2035. január 1-jéig kell az uniós modellhez igazítaniuk.

A kézi számla megszüntetéséről szintén nincs elfogadott döntés. Ha ez változik, a cikket frissítjük.

Fontos még: a nem pénztárgéppel és nem e-pénztárgéppel kiállított nyugták adatait a kibocsátást követő 3 naptári napon belül, napi összesítésben, adómértékek szerint kell a NAV elektronikus felületén megadni [Áfa tv. 257/G. § (3), 11. számú melléklet B) 1.]. Ha Ön kézi nyugtát ad, ez Önt is érinti.

Gyakori kérdések

Kell-e jelentenem a NAV-nak a magánszemélynek kiállított számlát?

Igen. 2021. január 4-től a nem áfaalany magánszemélynek kiállított számla adatait is jelenteni kell. A vevő nevét és címét ilyenkor nem szabad szerepeltetni az adatszolgáltatásban.

Hány napon belül kell rögzíteni a kézi számlát?

Négy naptári napon belül. Ha az áthárított áfa legalább 500 000 forint, akkor a kiállítást követő naptári napon belül.

Ki hozhat létre technikai felhasználót?

Csak az elsődleges felhasználó. Egyéni vállalkozónál ez általában a vállalkozó, vagy az általa meghatalmazott személy, például a könyvelő.

Elég, ha a számlát e-mailben küldöm el PDF-ként?

Igen, ez elektronikus számlának minősül, ha a befogadó beleegyezett, és a hitelesség, a sértetlenség és az olvashatóság biztosított. A számlát mindkét félnek elektronikus formában kell megőriznie.

Kötelező-e 2027-től az e-számla?

Nem találtunk erről kihirdetett magyar jogszabályt. A bevezetés tervezett, de nem hatályos szabály.

Ha szeretné, hogy átnézzük a számlázási rendjét, vagy segítsünk a NAV-bekötésben, kérjen ajánlatot.

Források

A cikk a megírásakor hatályos szabályokat írja le, általános tájékoztatás. Az Ön esetére szabott tanácsért keressen minket.

Kérjen ajánlatot

Néhány kérdés a vállalkozásáról, és pontos ajánlatot adunk. Csak az elérhetősége kötelező.

Ajánlatot kérek+36 42 441 120